KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

KOORDINASI

Koordinasi adalah proses perintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Menurut James D. Thompson, ada tiga macam ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi :

1. Saling ketergantungan yang menyatu

2. Saling ketergantungan yang berurutan, harus melakukan pekerjaan dahulu sebelum

  pekerjaan lain

3. Saling ketergantungan timbal balik

Paul R Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagoian organisasi secara efektif, yaitu :

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu, adanya perbedaan tujuan yang dicapai oleh masing-masing bagian dalam organisasi

2. Perbedaan dalam orientasi waktu, bagian produksi memperhatikan masalah jangka pendek sedangkan bagian penelitian pengembangan memperhatikan masaah jangka panjang.

3. Perbedaan dalam organisasi antar pribadi

4. Perbedaan dalam formalitas struktur

PENDEKATAN-PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF

Komunikasi merupakan kunci koordinasi yang efektif. Koordiasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi. Pendekatan yang daay dilakukan yaitu :

1. Teknik-teknik manajemen dasar : aturan dan prosedur, hirarki manajemen, dan penerapan tujuan dan rencana

2. Meningkatkan koordinasi potensial : investasi dalam sistem informasi vertikal, penciptaan hubungan-hubungan ke samping

3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi : penciptaan sumber daya tambahan, penciptaan tugas yang dapat berdiri sendiri

Mekanisme pengkoordinasian dasar

1. Hirarki manajerial. Rantai perintah, aliran informasi, wewenang formal, hubungan tanggungjawab, akuntabilitas dapat menumbuhkan integrasi dengan pengarahan yang tepat

2. Aturan dan prosedur. Merupakan keputusan manajerial untuk menangani kejadian rutin, sehingga menjadi alat yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan

3. Rencana dan penetapan tujuan. Dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran yang sama.

Meningkatkan koordinasi potensial

1. Sistem informasi vertikal. Merupakan peralatan melalui data yang disalurkan melewati tingkatan organisasi. Komunikasi telah dikembangkan dalam kegiatan untk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan

2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal). Dapat dilakukan melalui kontak langsung, peranan penghubung antar departemen, panitya dan satuan tugas, pengintegrasian peranan-peranan, peranan penghubung manajerial, organisasi matriks

Pengurangan kebutuhan agar koordinasi

1. Penciptaan sumber daya tambahan. Karena memberikan kelonggaran bagi satuan kerja dengan penambahan pekerja, bahan baku, atau waktu

2. Penciptaan tugas yang dapat berdiri sendiri. Dapat mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan organisasi.

RENTANG MANAJEMEN

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang atasan.  Rentang manajemen dan koordinasi adalah saling berhubungan erat, bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif..

Ada dua alasan mengapa penentuan rentangan yang tepat adalah penting. Pertama, rentang manajemen mempengaruhi pengunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan pekerjaan efektif dari bawahan mereka, terlalu melebarnya rentangan semakin mengendalikan banyak bawahan sehingga tidak efisien, sedangkan rentangan terlalu sempit menyebabkan manajer tidak dapat digunakan sepenuhnya. Kedua, ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.

Henri Fayol mengemukakan bahwa jumlah maksimum bawahan yang dapat dikendalikan oleh tiap pengawas produksi dalam suatu organisasi adalah 20 - 30 karyawan, sedang tiap kepala pengawas dapat mengawasi 3 atau 4 pengawas produksi.

V. A. Graicurnas,seorang konsultan dan ahli matematik dari Peranci menyatakan bahwa dalam memilih rentang manajemen , manajemen juga harus mempertimbangkan hubungan mereka dengan bawahan dengan kelompok dua atau lebih. Jadi, dengan 3 karyawan seorang manajer mempunyai hubungan yang berbeda. Pendekatan Graciurnas dinyatakan denga rumus :

R = n (2^n-1 + n-1 )

Dimana R = jumlah hubungan dan n = jumlah bawahan.

Rentang Manajemen Lebar Versus Sempit

Alasan digunakannya rentang manajemen yang melebar adalah bahwa tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah. Sedangkan apabila lebih banyak tingkatan yang harus dilalui informasi, lebih besar kemungkinan terjadi distorsi. Penambahan tingkat manajemen memakan biaya. Rentang manajemen melebar berarti penggunaan sumber daya manajer secara efisien

Alasan digunakannya rentang manajemen yang menyempit adalah pada umumnya moral dan produktifitas akan meningkat dalam organisasi kecil daripada organisasi besar. Penggunaan rentangan terlalu lebar berarti bahwa manajer tidak akan dapat menjalankan fungsi dengan efektif, dan mencurahkan perhatiannya kepada bawahan seacra perseorangan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen

1. Kesamaan fungsi-fungsi : semakin sejenis fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin lebar

2. Kedekatan geografis : semakin dekat kelompok yang didekatkan, secara fisi, rentangan semakin melebar

3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan : semakin sedikit pengawasan, rentangan semakin melebar

4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan : semakin berurang koordinasi, rentang semakin melebar

5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer : semakin sedikit perencanaan, rentangan semakin lebar

6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas : lebih banyak bantuan, rentangan semakin melebar

Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menentukan rentangan manajemen mencakup beberapa faktor yang berhubungan dengan situati , yang ditunjukkan sebagai berikut :

1. Faktor yang berhubungan dengan relasi, akan melebar apabila :

- pekerjaan bersifat rutin

- operasi-operasi stabil

- pekerjaan bawahan sejenis

- bawahan dapat bekerja tidak bergantung satu samal lain

- prosedur dan metode dibuat secara baik dan telah diformalisasi

- pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi

2. Faktor yang berhubungan dengan bawahan, akan relatif melebar apabila :

- bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu

- bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat

3. Faktor yang berhubungan dengan atasan, rentangan relatif melebar apabila :

- manajer terlatih baik dan berkemampuan tinggi

- manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan pengawasannya

- manajer tidak mempunyai kegiatan tambahan selama pengawasan dilaksananakan

- manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas daripada ketat