PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

Istilah pengorganisasian dapat digunakan untuk menujukkan hal-hal berikut :

1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk keefektifan penggunaan sumber daya.

2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan, yang diikuti dengan pengawasan seorang manajer.

3. Hubungan-hubungan antara funsi, jabatan, tugas, dan karyawan.

4. Cara manajer membagi tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan dalam departemen dan mendelegasikan wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.

Pengorganisasian merupakan proses merancang struktur formal, mengelompokkan, mengatur, membagi tugas antara anggota organisasi, agar tujuan dapat dicapai sedara efisien. Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan tiga langkah berikut :

1. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Pembagian beban kerja menjadi kegiatan yang logik untuk dilakukan satu orang.

3. Pengadaan dan pengembangan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan

  para anggota organisasi menjadi kesatuan terpadu dan harmonis, agar para anggota

  organisasi fokus pada tujuan sehingga egektif dan efisien dan terhindar dari konflik.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi merupakan mekanisme formal bagaimana organisasi dikelola yang menunjukkan kerangka serta hubungan antara fungsi, bagian, posisi, atau orang dalam organisasi. Struktur organisasi mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan.

Faktor-faktor utama yang menentukkan perancangan struktur organisasi :

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuan

2. Teknologi yang digunakan

3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi

4. Ukuran organisasi.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.  Spesialisasi kegiatan yang berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan

    kelompok dalam organisasi dan penyatuan tugas sehingga menjadi satuan kerja.

2. Standardisasi kegiatan, merupaka prosedur yang digunakan organisasi untuk

   menjamin terlaksananya kegiatan sesuai rencana.

3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur yang mengintegrasikan fungsi satuan

   kerja dalam organisasi.

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

PEMBAGIAN KERJA

Tujuan organisasi adalah mencapai suatu tujuan dimana individu tidak dapat mencapainya dengan sendiri. Kelompok yang bekerjasamasecara kooperatif dan dikoordinasikan akan mencapai hasil yang lebih baik. Konsep ini disebut dengan sinergi, dimana tiand dasarnya merupakan prinsip pembagian kerja.

BAGAN ORGANISASI FORMAL

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi, yang diuraikan sebagai berikut :

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi yang

  bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi tertentu.

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan

  wewenang-tanggungjawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam

  organisasi.

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen.

Kelemahan utama bagan organisasi adalah masih banyak hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Sebagai contoh, bagan tidak menunjukkan seberapa besar wewenang dan tanggungjawab dalam tiap tingkatan manajerial. Selain itu, bagan juga tidak menunjukkan hubungan informal dan saluran komunikasi.

Bentuk-bentuk bagan organisasi :

1. Bentuk piramid, sering digunakan karena sederhana, jelas, dan mudah dimengerti

2. Bentuk vertikal, seperti bentuk piramid dalam hal pelimpahan kekuasaan, hanya

  bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya

3. Bentuk horizontal, digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang digambarkan dari kiri ke kanan

4. Bentuk lingkaran, yang menenkan kan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

                         

1. Bagan piramid                                                                                                             2. Bagan vertikal

                     

3. Bagan horizontal                                                                                                        4. Bagan lingkaran

DEPARTEMENTALISASI

Proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan disebut departementalisasi atau departementasi. Beberapa bentuk departementalisasi adalah atas dasar :

1. Fungsi : pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan

2. Produk atau jasa : divisi mesin cuci, lemari es, televisi, atau radio

3. Wilayah : divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, atau Indonesia Timur dan Operasi

   Internasional

4. Langganan : penjualan industri pedagang eceran, pemerintah, militer, atau konsumen

5. Proses atau peralatan : departemen pemotongan, perakitan, pembungkusan, finishing

6. Waktu : shift pertama, shift kedua, shift ketiga

7. Pelayanan : kelas ekonomi, bisnis, dan kelas turis dalam pelayanan pesawat terbang

8. Alpha-numerical : pada pelayanan telepon

9. Proyek dan matriks : digunakan oleh perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi

Departementalisasi Fungsional

Departemen fungsional mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Semua yang melaksanakan fungsi yang sama dikelopokkan bersama, seperti seluruh personalia, akuntansi, programmer, dan sebagainya. Pendekatan ini cocok digunakan pada lingkungan yang stabil seta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit ketrampilan dasar pribadi, dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelebihan departementalisasi fungsional adalah menjaga kekuasaan dan kedudukan funfsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinakan pengawasan yang lebih ketat manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi. Sedangkan kelemahannya adalah menciptakan konflik antar fungsi, menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan tugasnya, dan menyebabkan anggota kurang inovatif.

Departementalisasi Divisional

Organisai divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.

Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggungjawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan. Divisionalisasi produk adalah produk yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk memiliki terknologi pemrosesan dan metose pemasaran yang berbeda satu sama lain dalam organisasi.

Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Merupakan pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor lokasi yang menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, tenaga kerja, dan pasar. Perusahaan yang menjual produknya di berbagai wilayah yang luas dapat membaginya menjadi kelompok-kelompok wilayah tersendiri. Perusahaan jasa, perbankan, dan perusahaan wilayah bukan manufacturing lainnya lazim diorganisasikan atas dasar wilayah dengan membuka kantor cabang.

Struktur organisasi divisional atas dasar langganan. Merupakan pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Terutama digunakan dalam pengelompokkan kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau seluruh produknya kepada kelas pelanggan tertentu.

Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan. Merupakan pengelompokkan kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi, dan sering dijumpai dalam departemen produksi.

Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah. Tetapi suatu divisi bukan merupakan kesatuan bebas seperti halnya perusahaan terpisah, sehingga seorang manager tidak dapat membuat keputusan sebebas perusahaan terpisah, karena harus melaporkan kegiatan kepada direktur pusat.

Kebaikan struktur divisional adalah keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi dapat terpelihara, kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, cocok untuk lingkungan yang cepat berubah. Sedangkan kelemahannya adalah meningkatnya biaya administrasi dan terjadi duplikasi ketrampilan, adanya persaingan potensial antar sumber daya perusahaan, menimbulkan ketidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.

Organisasi Proyek dan Matriks

Merupakan tipe departementalisasi campuran. Struktur ini bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional serta menghindarkan kekurangannya.

Struktur organisasi proyek, menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus. Bila proyek selesai, tim dibubarkan, dan anggota tim kembali ke departemen fungsional asal, sampai ada proyek baru.

Struktur organisasi matriks, dimana karyawan mempunyai dua atasan, sehingga mereka berada di bawah dua wewenang. Rantai perintah pertama adalah funsional atau divisional, yang mengalir vertikal. Sedangkan rantai perintah kedua adalah lateral atau horizontal, dilaksanakan oleh manajer proyek atau kelompok. Dua jalur aliran wewenang ini membentuk struktur organisasi dua arah menyerupai matriks.

Organisasi matriks pertama dikembangkan pertama dalam industri ruang angkasa. Davis dan Lawrence menguraikan empat tahap perkembangan matriks :

I. Piramid tradisional, dimana perintah disatukan pada tingkat atas

II. Hamparan sementara, tim-tim diciptakan hanya untuk kebutuhan khusus

III. Hamparan tetap, tim-tim proyek dilanjutkan untuk maksud yang terus menerus

IV. Matriks dewasa, dimana kedua dimensi struktur telah tetap dan seimbang dipegang  oleh manajer proyek maupun manajer fungsional.

Kebaikan organisasi matriks adalah meningkatkan efisiensi penggunaan manajer fungsional, mengembangkan ketrampilan karyawan, memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi proyek, membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan. Sedangkan kekurangannya adalah adanya tanggungjawab ganda dapat menciptakan kebijaksanaan yang kontradiktif, sangat memerlukan koordinasi vertikal dan horizontal, mahal untuk diimplementasikan, mengandung resiko timbulnya perasaan anarki.

KELOMPOK-KELOMPOK KERJA FORMAL ORGANISASI

Organisasi memiliki tuga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal , yaitu :

Kesatuan tugas khusus (task forces), dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus dan melibatkan beberapa satuan kerja organisasi. Keberadaannya hanya sampai tugas diselesaikan, kelompok tugas biasanya meliputi para wakil (atau pebuat keputusan) dari satuan-satuan organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Panitia tetap (standing committees) dan Panitia Ad Hoc. Panitia tetap dibentuk untuk menangani tugas yang terus-menerus ada dalam suatu organisasi. Panitia ini biasanya membuat rekomendasi formal kepada manajer tingkat atas atau mempunyai wewenang untuk membuat keputusan sendiri bagi suatu kegiatan organisasi. Sedangkan panitia ad hoc mempunyai sifat serupa dengan panitia tetap namun tidak bersifat tetap. Tujuan dibentuknya panitia manajemen adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.

Dewan dan komisi. Dewan dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengolah suatu organisasi masyarakat atau swasta. Sedangkan komisi diangkat oleh pejabat pemerintah untuk melaksanakan tugas administratif, legislatif, atau pengaturan.

Kegunaan Panitia

1. Keputusan dengan kualitas lebih baik

2. Meningkatkan penerimaan gagasan atau prgram baru dari anggota

3. Memperbaiki koordinasi

4. Tempat latihan bagi manajer

5. Penyebaran kekuasaan

6. Menghindarkan konsekuensi yang tidak menyenangkan.

Kerugian Panitia

1. Pemborosan waktu dan uang

2. Dominasi individu

3. Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu

4. Kurangnya tanggungjawab

ORGANISASI INFORMAL

Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Agrarys mengemukakan empat bidang utama di mana organisasi formal dan informal berbeda :

1. Hubungan-hubungan antar pribadi, bahwa dalam organisasi formal hubungan

  digambarkan dengan jelas, sedangkan dalam organisasi informal sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2. Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalm formal serta muncul dan dipilih dalam informal

3. Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan karyawan dengan 

  penghargaan dan hukuman, sedangkan informal mengendalikan anggota dengan

  pemenuhan kebutuhan.

4. Ketergantungan. Bawahan organisasi formal lebih bergantung pada atasan

  dibandingkan organisasi informal.

Fungsi-fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi formal adalah :

1. Menetapkan, memperkuat, dan meneruskan norma dan nilai sosial budaya penting

  bagi anggota kelompok

2. Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer.

3. Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamis sebagai alat komunikasi tambahan

4. Memberikan kepuasan dan status sosial kepada anggota informal yang tidak dapat

  diberikan organisasi formal

Masalah yang diciptakan dalam organisasi formal adalah terciptanya konflik, mendorong penolakan terhadap perubahan, menyebarkan desas-desus, mengembangkan keseragaman dalam anggota.

Sikap manajemen yang baik dalam organisasi formal adalah memahami, mencarinpersesuaian, dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok-kelompok informal.