Wewenang, Delegasi dan Desentralisasi

Wewenang, Delegasi dan Desentralisasi

1.      Wewenang, Kekuasaan dan Pengaruh

Wewenang (Authority)

Wewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Ada dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang yaitu :

·                  Teori Formal (Pandangan klasik) : wewenang adalah dianugrahkan . Wewenang ada karena seseorang tersebut diberi, dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Pandangan ini menganggap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat. Pendangan klasik ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, di mana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham

·                  Teori Penerimaan (acceptance theory of authority) : berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.

Kekuasaan

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian.Meskipun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama,tetapi keduanya berbeda.Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu ,kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut

Menurut Amitai Etzioni ”Seorang pemimpin dapat mempengaruhi prilaku adalah hasil dari kekuasaan posisi (kedudukan atau jabatan) atau kekuasaan pribadi atau kombinasi dari keduanya.

·                    Kekuasaan posisi (position Power) yaitu kekuasaan posisi akan semakin besar bila atasan telah mempercayai individu itu dan akan didapatkan dari wewenang formal suatu organisasi. Besarnya kekuasaan itu tergantung seberapa besar wewenang didelegasikan kepada individu yang menduduki posisi tersebut.Kekuasaan posisi akan semakin besar bila atasan telah mempercayai individu .

·                    Kekuasaan Pribadi (Personal Power) didapatkan dari para pengikut dan didasarkan atas seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada seorang pemimpin.

         Sumber-Sumber Kekuasaan Manajerial

1.    Kekuasaan balas jasa (Reward Power) berasal dari jumlah balas jasa positif (Uang, perlindungan, perkembangan karier dll) yang diberikan kepada pihak penerima untuk melakukan perintah atau persyaratan lainnya.

2.    Kekuasaan paksaan (coercive power) berdasarkan dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa hukuman(dipecat, ditegur dll) akan diterima bila mereka tidak melaksanakan perintah pimpinan.

3.    Kekuasaan sah (Legitimate power) berkembang dari nilai-nilai intern yang mengemukakan bahwa seorang pemimpin mempunyai hak sah untuk mempengaruhi bawahan.

4.    Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power) berasal dari pengetahuan dimana orang lain tidak mempunyainya dan digunakan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.

5.    Kekuasaan panutan (Referent power) identifikasi orang-orang dengan seorang pimpinan dan menjadikan pimpinan itu sebagai panutan atau simbol. Faktor-faktornya adalah karisma pribadi, keberanian, simpatik dll.

6.    Kekuasaan ahli (expert power) hasil dari keahlian atau ilmu pengetahuan seorang pemimpin dalam bidangnya, dimana pemimpin tersebut ingin mempengaruhi orang lain.

           Pengaruh

            Pengaruh (influence) adalah suatu transaksi sosial dimana seseorang atau kelompok dibujuk oleh seorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.

            Pengaruh dapat dimbul karena status jabatan, kekuasaan mengawasi dan menghukum, pemilikan informasi lebih lengkap ataupun penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.Proses pengaruh tergantung pada 3 unsur yaitu :Pihak yang mempengaruhi, Metode mempengaruhi,Pihak yang dipengaruhi.

2.     Struktur Lini Dan Staf

           Organisasi Lini

            Suatu bentuk organisasi dimana kepala eksekutif (chief executive) dipandang sebagai sumber wewenang tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan.

            Ciri-ciri organisasi lini : Organisasi kecil,Jumlah pegawai sedikit,Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalam organisasi, Hubungan kerja bersifat langsung (face to face relationship),  Spesialisasi yang dibutuhkan rendah,Anggota organisasi saling kenal mengenal,Tujuan sederhana,Alat-alat sederhana, Struktur organisasi sederhana, Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam, Pimpinan organisasi seorang tunggal,

           Organisasi Lini Dan Staf

            suatu organisasi yang mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan mempunyai fungsi memberikan bantuan, baik berupa pemikiran maupun bantuan yang lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.Sedangkan Lini mempunyai fungsi untuk bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.

            Ciri-ciri nya adalah organisasi besar dan kompleks, jumlah karyawannya banyak terdapat dua kelompok besar manusia di dalam organisasi yaitu 1.line personal dan 2.staf personal, Spesialisasi yang beranekaragam dalam pekerjaan.

            Ada dua tipe staf

1.    Staf pribadi (personal staf) yaitu dibentuk untuk memberikan sarana, bantuan dan jasa kepada seorang manajer (individual). Staf pribadi kadang kadang disebut sebagai ”asisten”.

2.    Staf Spesialis memberikan sarana, konsultasi, bantuan dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Disebut staf spesialis karena fungsinya sempit dan  membutuhkan keahlian khusus. Staf spesialis mencakup : Spesialis pembelian,Spesialis hokum, Pemeliharaan.

3.           Wewenang Lini, Staf Dan Fungsional

             Wewenang Lini (Line Authority)

            Wewenang lini adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.

            Wewenang staf (Staff Authority)

            Wewenang staf adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini.

Wewenang Staf Fungsional (Functional Staff Authority)

            Wewenang staf fungsional adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila spesialis staf diberi wewenang fungsional oleh manajemen puncak ,seorang staf spesialis mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional.

Sumber Konflik Lini – Staf :

1.   Perbedaan umur dan pendidikan, dimana staf biasanya lebih muda dan berpendidikan dari pada orang lini.

2.   Perbedaan tugas, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf adalah spesialis, hal ini menimbulkan kejadian-kejadian sebagai berikut ;

·        Karena staf sangat spesialis. Dalam pemberian bantuan sering menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti orang lini.

·        Staf tidak mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan dalam tugasnya

3.   Perbedaan sikap yang tercermin dalam:

·        Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah pada orang lini untuk membuktikan eksistensinya

·        Orang staf cenderung paling berjasa terhadap gagasan-gagasannya, orang lini cenderung tidak menghargai orang staf dalam membantu pemecahan masalah.

·        Orang staf merasa di bawah perintah orang lini, dan orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.

4.   Perbedaan posisi, untuk menghapus konflik-konflik tersebut manajemen puncak harus secara jelas menyampaikan delegasi departement staf, dan staf harus menyadari bahwa pekerjaan mereka adalah not sell not to tell.

           Delegasi  Wewenang

Delegasi adalah pelimpahan dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melakukan tugas tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah Proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.

Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan yaitu :

a)         Pendelegasi menetapkan dan memberitahukan tujuan dan tugas kepada bawahannya.

b)         Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.

c)         Penerimaan delegasi, baik implicit atau eksplisit menimbulkan kewajiban atau   tanggungjawab.

d)        Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

           Alasan-Alasan Pendelegasian

1.    Pendelegasian memungkinkan manajer untuk mencapai hasil yang lebih baik dari pada mereka menangani sendiri.

2.    Delegasi dari atasan kepada bawahan adalah proses yang diperlukan agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.

3.    Delegasi memungkinkan manajer untuk memusatkan tenaganya untuk tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

4.    Delegasi memungkinkan bawahan untuk berkembang dan dapat digunakan alat untuk belajar dari kesalahan.

5.    Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tidak selalu memahami masalah yang lebih terperinci. Sehingga dibutuhkan organ yang serendah mungkin untuk menangani masalah yang makin rinci dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif

1.      Prinsip scalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang mengubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan kepada organisasi untuk mengetahui:
a. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
b. Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
c. Kepada siapa dia bertanggung jawab

2.      Prinsip kesatuan perintah (unity of command)
Prinsip ini menyatakan bahwa setiap bawahan di organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan. Dengan prinsip ini maka membuat setiap organ yang diberi tugas akan lebih mudah untuk memberi pertanggungjawaban atas tugasnya.

3.      Tangung jawab, wewenang dan akuntabilitas

Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:

·        Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.

·        Masing-masing orang dalam organisasi melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif.

·        Akuntabilitas penerima tanggung jawab dan wewenang

Beberapa Alasan Kegagalan Manajer dalam Mendelegasikan Tugas :

1.    Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

2.    Manajer takut akan resiko kegagalan bawahannya dalam melaksanakan tugasnya atau manajer kurang percaya akan kemampuan anak buahnya.

3.    Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.

4.    Manajer takut bila bawahan menjalankan tugasnya secara efektif sehingga posisinya sendiri akan terancam.

5.    Manajer tidak memiliki kemampuan manajerial untuk menjalankan tugasnya.

Beberapa Alasan Bawahan Tidak Bersedia Menerima Delegasi

1.    Dengan menerima delegasi maka bawahan menerima tanggung jawab dan akuntabilitas baru. Kadang para bawahan beranggapan lebih mudah menyeesaikan masalah dengan melimpahkan kepada manajer dari pada ditangani sendiri.

2.    Bawahan merasa takut akan kesalahan yang dibuat dalam melaksanakan delegasi sehingga mereka akan menerima kritik.

3.    Kurangnya rasa percaya diri dari para bawahan dan merasa tertekan apabila dilimpahi wewenang.

Penanggulangan Hambatan Dalam Delegasi

Louis Allen mengemukakan beberapa teknik kusus untuk membantu manajer melaksanakan delegasi efektif.

1.    Tetapkan tujuan : Bawahan diberi maksud dan tujuan akan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.

2.    Tegaskan tanggung jawab dan wewenang : Bawahan harus diberi informasi yang jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan mana saja yang ditempatkan di bawah wewenangnya.

3.    Berikan motivasi kepada bawahan : Manajer dapat memberi dorongan kepada bawahan melalui perhatian akan kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.

4.    Meminta penyelesaian kerja : Manajer harus meminta ketuntasan kerja dari para bawahan.

5.    Berikan latihan : Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan peaksanaan kerjanya.

6.    Adakan Pengawasan yang memadai : Sistem pengawasan terpercaya seperti laporan mingguan dibuat agar manajer tidak perlu mneghabiskan dengan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.

Sentralisasi Dan Desentralisasi

Pengertian Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi.

Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.  Faktor penting lainnya yang menentukan efektifitas organisasi adalah derajat sentralisasi atau desentralisasi wewenang.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Derajat Desentralisasi Penentuan derajat desentralisasi sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut :

1.    Filsafat manajemen » Banyak manjer puncak yang sangat otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat. Ini dapat mempengaruhi kesediaan manajemen untuk mendelegasikan wewenangnya.

2.    Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi » Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer puncak saja. Tingkat pertumbuhan yang semakin cepat akan memaksa manajemen meningkatkan delegasi wewenangnya.

3.    Strategi dan lingkungan organisasi » Strategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi dan persaingan yang harus dihadapinya. Faktor ini selanjutnya akan mempengaruhi derajat desentralisasi.

4.    Penyebaran geografis organisasi » Pada umunya, semakin menyebar satuan-satuan organisasi secara geografis, organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi karena pembuatan keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.

5.    Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif » Organisasi yang kekurangan peralatan-peralatan efektif untuk melakukan pengawasan satuan-satuan tingkat bawah akan cenderung melakukan sentralisasi bila manajemen tidak dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan kerja bawahannya.